Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум - Михаил Рыбаков

Конечно, нет! Но лучше не пытаться перепрыгнуть через пропасть, а спокойно и планомерно двигаться вперед. Тогда, глядишь, пройдет время, и успехи нынешних компаний-гигантов уже перестанут казаться такими недосягаемыми. Возможно, вам на это времени понадобится меньше – мир сильно изменился, скорость развития теперь гораздо выше, дорожка уже протоптана.

Но пока большинству наших компаний не стóит гнаться за самыми навороченными бизнес-системами. Лучше спокойно и последовательно наводите порядок в бизнесе, совершенствуйте его процессы.

Что из мировых систем можно использовать уже сейчас? Пожалуй, 5S – обсудим ее вкратце. Это часть «Бережливого производства».

Название происходит от японских слов[299]:

• Сэири (整理) – «сортировка».

• Сэитон (整頓) – «соблюдение порядка».

• Сэисо (清掃) – «содержание в чистоте»

• Сэикэцу (清潔) – «стандартизация».

• Сицукэ (躾) – «совершенствование». Буквальный перевод – воспитание, тренировка, формирование привычки.

То есть:

1. Сначала вы (командой) сортируете вещи, которые находятся на рабочих местах, в цехах и пр. Лишние выкидываете.

2. Потом решаете, где хранить вещи каждого типа. Организуете удобные полки и т. п., подписываете или помечаете символами. Чтобы вещи было удобно находить и использовать.

3. Затем – поддерживаете созданный порядок и чистоту.

4. Создаете и применяете разумные стандарты.

5. Приучаете людей точно выполнять установленные правила. И совершенствуете стандарты по мере необходимости.

Пункты с 1 по 3 – очевидны. Как учат детей, «надо вещи убирать – не придется их искать»[300]. «Секрет» тут один: действительно это делать.

Пунктам 4 и 5 посвящена бóльшая часть этой книги.

Регулярное применение 5S творит чудеса. И не только в бизнесе.

Например, в Монтессори-школе [301] , где учится наша дочка, есть такое правило: все вещи детей, которые к окончанию учебного дня лежат не на своих местах (подписанных полочках и шкафчиках), объявляются «потеряшками». Живут несколько дней в специальной коробке у выхода – за это время хозяин может вспомнить про свою вещь и вернуть ее на место. Если этого не произошло, «потеряшки» выбрасывают. Дети к этому привыкли – для них это стало естественным. Теперь в детских вещах порядок не только в школе, но и дома.

А как обеспечить порядок на рабочих столах в офисе? Нужно – всем договориться. И потом несколько раз решительно выкинуть кружки сотрудников с заплесневелым лимоном и другие подобные «артефакты»…

На производстве лучше начинать с поддержания чистоты станков и туалетов. По цепочке это влияет на всю культуру производства и компании в целом.

Описать, стандартизировать процессы – дело полезное. Теперь они будут выполняться стабильно и наилучшим образом.

Но можно идти дальше и улучшать процессы.

Для начала – на основе здравого смысла и опыта вашей команды. Собирайте «низковисящие плоды». Именно такой подход описан в главе «Эволюция». Это длится до нескольких лет. Пользы от закрытия «дыр» – много.

Однако рано или поздно вы решите все очевидные проблемы в бизнесе. Наступит время других методов улучшения. При этом эволюционный подход к изменениям останется в силе.

* * *

Исправляйте типичные ошибки в процессах (встречаются в любой стране и отрасли):

• Общая сложность и запутанность процесса.

• Лишние, неэффективные шаги.

• Проблемы на стыках подразделений и отдельных людей.

• Недостаточный контроль.

• Избыточный контроль, в том числе «вертикальные колодцы». Посмотрите на руководителя процесса, ответственных по шагам, исполнителей в шагах. Если там руководители подразделений, а особенно топ-менеджеры – это и есть «вертикальный колодец».

Избавляться от «вертикальных колодцев» лучше постепенно, меняя не только схемы процессов, но и культуру компании.

Полезно внедрить горизонтальный контроль.

• Несовпадение модели процесса и его реального воплощения в жизни.

Направления, источники идей для развития процессов:

• Новые цели, поставленные собственниками. Или недостижение прежних целей.

• Бизнес теряет свои позиции.

• Новые возможности и угрозы.

• Требования клиентов.

• Требования поставщиков.

• Новые идеи по улучшению у вашей команды.

• Анализ работы конкурентов, и не только.

Самое лучшее – организовать регулярную системную работу по улучшению бизнеса, повышению его жизнеспособности и эффективности.

Развивайте бизнес с умом. Не гоняйтесь за новинками, не ведитесь на управленческую моду. Но и не становитесь ретроградом. Рекомендую изучать и внедрять действительно базовые, фундаментальные вещи, которые будут работать и через сотни лет. Процессный подход – одна из них. Ведь он отражает природу вещей, устройство этого мира.

Полезно намечать четкие цели по улучшению процесса, например по сокращению сроков выполнения, уменьшению количества дефектов, снижению себестоимости и ресурсоемкости, повышению удовлетворенности клиентов, повышению конверсии, упрощению и т. д.

Не беритесь одновременно улучшать все параметры процесса – увязнете. Развитие всегда идет по спирали. На каждом ее витке занимайтесь одним параметром – самым важным на этом этапе.