Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум - Михаил Рыбаков

Они могут участвовать в рабочих группах по видеосвязи, однако иногда нужно встречаться лично.

Управляйте документацией. Постепенно документов становится много. Ваша цель – сделать легкую и удобную систему, а не бюрократического монстра.

• Организуйте удобное хранилище на сервере, в «облаке».

• Часто команды создают группы в мессенджерах, соцсетях, е-мейле и пр. – это удобно. Однако помните о безопасности.

• Храните результаты обсуждений, в том числе в бумажной форме.

• Храните все версии всех документов – одна из них актуальная.

• Пользуйтесь простейшими офисными программами типа Microsoft Word.

• Определите, кто в вашей команде отвечает за всю документацию по архитектуре бизнеса.

Платить людям за участие в группах и Штабе не нужно. Это убивает их внутреннюю мотивацию. Улучшение бизнеса – важная часть работы руководителя, возможность влиять на бизнес, реализовывать свой творческий потенциал, расти профессионально и по карьере. Не нужно включать в группы тех, кто хочет туда только ради денег.

Изменения нужно начинать, когда вы решились на это. Желательно проводить их не в самый высокий сезон. Сотрудничество с нами тоже нужно согласовывать заранее: минимум за пару месяцев.

* * *

Стратегическая сессия – это особая форма работы с управленческой командой над решением реальных задач бизнеса. Участники активно включены в обсуждения, договариваются, принимают согласованные решения. Это НЕ учеба.

На сессию выносят любые важные для компании задачи.

Проведение стратегических сессий дает вам:

• Поддержку для собственника.

• Договоренности по ключевым вопросам.

• Реальные результаты по бизнесу.

• Вовлечение людей.

• Рост уровня знаний и реальных управленческих умений вашей команды.

• Компетенции сохраняются в компании.

• Люди начинают думать на качественно новом уровне.

• Улучшение атмосферы в компании, ее корпоративной культуры. Это влияет на результаты бизнеса и удовольствие от работы.

• Командообразование. Но не показное, как на тренингах-шоу, а настоящее, глубокое.

• Хорошее настроение: как собственников, так и работников компании.

Конечно, все это влияет и на результаты работы бизнеса.

Стратегические сессии – основная форма нашей работы. Только так получается достичь глубоких долгосрочных результатов для бизнеса клиента.

Естественно, сессия – не панацея и не «волшебная таблетка». Каждая сессия – действительно важное событие в жизни компании. Она позволяет команде успешно пройти через изменение, выйти на новый уровень.

Однако это лишь этап, ступенька на пути развития вашего бизнеса. На вашем жизненном пути.

Для серьезных результатов нужно продолжение:

• Упорная работа вашей команды до результатов.

• Периодическая профессиональная поддержка.

• Возможно, индивидуальная работа с ключевыми людьми.

В проекте по наведению порядка 4 вида сессий: предварительная с владельцами (1–2 дня), стартовая (3 дня), поддерживающая (2 дня), антикризисная (2–3 дня).

Ориентировочная программа стартовой сессии: базовая теория, маркетинговый блок, стратегический блок, бизнес-процессы и организационная структура, завершение – переход к внедрению в жизнь.

Сессия – это живой процесс, «джаз». Программа меняется на ходу в зависимости от потребностей компании и состояния группы – по согласованию с Заказчиком.

Сессию проводим в вашем регионе на выезде: в загородном пансионате, доме отдыха и т. п. С полным погружением участников: они ночуют там же, не ездят домой и в офис. С неформальным общением по вечерам без алкоголя.

Мы рекомендуем 20 человек в группе, максимум – 25. Состав: все собственники и топ-менеджеры, среднее звено, линейные руководители, ключевые специалисты, руководители региональных представительств, филиалов и дочерних компаний. Неформальные лидеры, сотрудники с потенциалом роста. Возможно, владельцы дружественных вам компаний.

Перед сессией важно грамотно настроить людей. Чтобы они ждали ее как интересное событие, а не как скучную обязаловку. Сопротивленцы будут всегда – примените свой дипломатический талант и авторитет, чтобы их увлечь.

Перед сессией надо подготовить команду. Вместе посмотрите видеозапись моего выступления про наведение порядка в бизнесе, обсудите. Ключевые люди могут прочесть эту книгу.

Для малого и микробизнеса мы иногда проводим сборные стратегические сессии: в шутку называем их «4×4». Собираются команды от 3–5 неконкурирующих друг с другом компаний: по несколько человек от каждой. Однако если у вас хотя бы 50 сотрудников – приглашайте нас в свою компанию.

На сессиях часто бывает весело.

Успех сессии во многом зависит от личности и опыта ее ведущего. Он совмещает в себе несколько разных ролей: модератор, эксперт в бизнес-технологиях, специалист по изменениям.

Будьте внимательны, выбирая ведущего. Ошибки тут стоят дорого: во всех смыслах.

Это непростая профессия. Например, психотерапевты начинают вести группы лишь после 7–10 лет регулярной работы с клиентами в индивидуальном режиме.

В бизнесе еще сложнее. Нужно хорошо разбираться также и в бизнес-технологиях и специфике бизнес-среды.

Роль ведущего сессий, модератора – идеальная для собственника бизнеса. Те из наших клиентов, кто целенаправленно в этом развивается, осваивают ее за несколько лет.

Не пытайтесь проводить сессии сами без серьезной профессиональной подготовки по консалтингу и психологии – много рисков!

* * *

При изменениях вы всегда столкнетесь с сопротивлением новому. Это естественная часть жизни.

Основные причины сопротивления – страх и непонимание своей выгоды от изменений.

Сопротивление есть даже при попытках изменить что-то в своей жизни, например начать бегать по утрам. В бизнесе к индивидуальным причинам сопротивления добавляются деловые и групповые.

Работа с сопротивлением осложняется тем, что, как правило, оно не осознается: ни самими «сопротивленцами», ни их шефом, если он не имеет должной профессиональной подготовки. Групповое сопротивление находится не в каком-то конкретном человеке, а как бы распределено, размазано «между головами» участников коллектива. По отдельности многие за, а коллектив – против.